Ingebruikname Indicatieregister concretiseert Actieprogramma iWlz

Schaduwdraaien met koplopers

De livegang van het Indicatieregister markeert het begin van de ingebruikname van meer registers. Aan de bron eenmalig vastleggen en via een netwerk met elkaar delen en meervoudig gebruiken, gaat ook op voor gegevens van cliënten, zorgbemiddeling en zorglevering. Eduard: “Die registers zijn de volgende die we beschikbaar willen stellen. Daarbij zetten we bevindingen en ervaringen in die we met alle koplopers hebben opgedaan tijdens de bouw- en testfase.”

De koplopers zijn de partijen die deelnamen aan een pilot met het Indicatieregister. De zorgkantoren DSW, Salland en Menzis, CIZ en een aantal zorgaanbieders zijn de koplopers. Zij wisselden in de proefopstelling geruime tijd gegevens uit alsof het live was. Projectleider Ad Verschoor: “Ook VECOZO, het ministerie van VWS en wijzelf als vertegenwoordiging van Zorginstituut Nederland waren betrokken bij dit ‘schaduwdraaien’. We weten nu dat opstartproblemen snel verholpen kunnen worden zonder dat de grote groep die daarna aansluit daar last van heeft.”

Stap voor stap overstappen

Na aansluiting op het nieuwe register kunnen de koplopers de nieuwe functionaliteit blijven gebruiken. Andere Wlz-partijen kunnen dan aansluiten. Zij bepalen zelf wanneer ze overstappen op het netwerkmodel en de verschillende registers. Conversiemodule Silvester is daarbij de vertalende schakel tussen oude en nieuwe gegevens. VECOZO faciliteert het. Ad: “Silvester helpt je eenvoudig het estafettemodel in te wisselen voor het netwerkmodel. Het zorgt ervoor dat je zo lang als nodig met de twee naast elkaar kunt werken. Je kunt je eigen moment kiezen om over te stappen.”

Met de ingebruikname van het Indicatieregister is nu het eerste deel van het nieuwe netwerkmodel operationeel. Inmiddels is het Actieprogramma iWlz begonnen met de ontwikkeling en realisatie van het volgende register op de planning: het Bemiddelingsregister. Eduard: “Stapsgewijze migratie werkt het best hebben we uit de livegang van het Indicatieregister geleerd. Wat niet wegneemt dat we vaart blijven maken. Alleen door samen te werken kunnen we de kansen die het netwerkmodel ons biedt benutten én verzilveren. En daarmee bijdragen aan het toekomstbestendig maken van de zorg.”

Het verhaal van het Actieprogramma iWlz

Wat wij willen veranderen

Langdurige zorg toekomstbestendig maken voor iedereen in Nederland die vertrouwt op goed verzekerde zorg, passend bij wat cliënten nodig hebben. Dat is de stip op de horizon.

De maatschappij verandert en technologische ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Cliënten willen meer overzicht en inzicht in hun eigen zorginformatie en zorgproces. Zorgprofessionals willen minimale administratieve lasten en tijdige, volledige en betrouwbare informatie over Wlz-zorg en hun cliënten. In het estafettemodel kopiëren ketenpartijen gegevens en moeten ketenpartijen op elkaar wachten. De client staat buiten dit proces. Zulk berichtenverkeer past niet bij een modern informatiestelsel voor de Wet langdurige zorg (Wlz).

Daarom ontwikkelt het Actieprogramma iWlz het netwerkmodel:

De voordelen:
•  cliënten zien in hun pgo precies hoe bij elke partij hun zorgproces ervoor staat;
•  zorgprofessionals doen hun administratie zo veel mogelijk digitaal en eenduidig;
•  gegevens over cliënten, indicaties, bemiddeling en zorglevering liggen aan de bron eenmalig vast;
•  cliënten, zorgaanbieders, zorgkantoren en anderen delen gegevens met elkaar via een netwerk;
•  ze gebruiken de gegevens meervoudig;
•  geautoriseerde medewerkers kunnen bij elkaar actuele gegevens inzien;
•  Ze kunnen aan de bron ook eigen gegevens toevoegen voor het netwerk.

Het doel van het netwerkmodel is de informatiepositie van cliënten versterken en minimale administratieve lasten voor alle partijen in de zorg. Het netwerkmodel in gebruik nemen kost tijd, geld en energie. De baten van werken met het netwerkmodel zijn niet altijd direct zichtbaar. De livegang van het Indicatieregister is een eerste concretisering.

Dit is het moment om voorbereidingen te treffen en bij te dragen aan het toekomstbestendig maken van de zorg. Ga na wat in jouw organisatie nodig is voor een soepele overgang naar het netwerkmodel. En wat aanvullend nodig is en om er mee te kunnen werken. Wil je meer weten over het Actieprogramma iWlz? Neem dan contact op met programmamanager Eduard Renger: erenger@zinl.nl.

Ervaringen van koplopers bij het Indicatieregister

Laurens Rupert, projectmanager bij zorgkantoor Menzis en sinds 2017 betrokken bij het Actieprogramma iWlz:
“Bij Menzis is de cliënt de primaire focus. Het principe om de cliënt de regie over zijn eigen proces te kunnen geven met het netwerkmodel is de belangrijkste overweging om over te gaan. Positief om te zien is dat we in de Wlz-keten gericht zijn op samenwerking, juist ook met andere zorgverzekeraars.

Met meerdere partijen een vernieuwende manier van informatie-uitwisseling neerzetten is een uitdagende, complexe en soms frustrerende klus. Dat het Indicatieregister nu op productie staat, is een mijlpaal om trots op te zijn. Bij zo’n complex programma zijn er altijd dingen die fout gaan en heel veel dingen die goed gaan.

De opzet van het netwerkmodel is erg goed, het is belangrijk om altijd terug te kijken naar de principes waarop dit model is gestoeld. Het beste advies dat ik kan geven bij de instap in dit mooie programma is: zoek de verbinding met de andere partijen in de keten. De juiste kennis is altijd te vinden, het wiel zelf uitvinden kost veel meer inspanning.”

Ton Bogerd, directielid van VECOZO (Veilige Communicatie in de Zorg):
“Het iWlz-netwerkmodel vinden we een goede ontwikkeling. Het is belangrijk om bij te sturen als je merkt dat de huidige vorm van gegevensuitwisseling verbeterd kan worden. Maar we moeten niet vergeten dat de overgang nieuwe uitdagingen met zich meebrengt, die we samen goed moeten uitdenken.

Laten we ons allemaal blijven realiseren voor wie de gegevensuitwisseling tussen partijen in de Wlz nodig is. Het gaat om cliënten die passende zorg moeten krijgen. Het optimaliseren van bijbehorende processen staat daarom altijd in dienst van hen. VECOZO is het landelijke communicatiepunt voor de zorg. We staan voor kostenbeheersing in de zorg door administratieve lasten te verlagen. Dit sluit goed aan op het doel van het iWlz-netwerkmodel.

We zien het iWlz-netwerkmodel passen binnen het duurzaam informatiestelsel. Het iWlz-netwerkmodel is een belangrijk startpunt om een transitie in de gegevensuitwisseling in de zorg tot stand te brengen. Via VECOZO worden gegevens uitgewisseld tussen ketenpartijen in het kader van de Wlz, maar ook de Zorgverzekeringswet, Wmo en Jeugdwet. Maar een cliënt is niet altijd in één hokje te plaatsen. Het netwerkmodel kan over domeinen heen een belangrijke verandering tot stand brengen, mits het mogelijk wordt voor de zorgaanbieder om over domeinen heen gegevens te kunnen raadplegen.”

Johan Ulenkate, senior beleidsmedewerker Directie Langdurige Zorg, namens het ministerie van VWS, dat het Actieprogramma iWlz faciliteert:
“Het keten- of estafettemodel functioneert in de basis goed, maar is niet toekomstbestendig. Het voldoet niet aan de principes van een duurzaam informatiestelsel voor de zorg. Denk aan eenmalig vastleggen, meervoudig gebruiken – en aan generieke voorzieningen. Met het netwerkmodel krijgen cliënten een betere informatiepositie, doordat het geschikt is om aan te sluiten op een pgo.

De organisaties die nu gebruikmaken van het ketenmodel zijn allemaal voorstander van de migratie naar een netwerkmodel. Dat zegt wel wat. Zij zien de voordelen van het netwerkmodel en zijn bereid daar inspanningen voor te verrichten. Ook softwareleveranciers werken constructief mee, al plaatsen zij soms wel kanttekeningen bij de haalbaarheid van de te zetten stappen.

Gegevensuitwisseling in de langdurige zorg gaat over het ‘proces van indiceren tot factureren’ en heeft een wettelijke basis. Dit moet passen in een bredere visie op het informatiestelsel. Daarom is het van belang dat het netwerkmodel er komt. VWS steunt de overgang van keten- naar netwerkmodel. Het is echt ‘slow cooking’, zo’n overgang; langzaam maar gestaag.

Het netwerkmodel past in de visie op het informatiestelsel voor de zorg, evenals de ideeën die er zijn over de infrastructuur om netwerken te koppelen. Het is ook een overgang naar een meer data-georiënteerde manier van gegevens delen tussen gebruikers. Dus een moderniseringsslag die past in een groter geheel. En dat is goed uit te leggen.”

Jelle Methorst, informatiemanager CIZ:
"Het netwerkmodel is moderner, flexibeler, meer mogelijkheden op maat gegevens te leveren, één bron van de werkelijkheid en sneller veranderingen in de uitwisseling te realiseren.

CIZ is de eerste stap in de iWlz-keten. Mijn functie is de overgang van het ketenmodel naar het netwerkmodel zo goed mogelijk te laten verlopen. Daarbij het CIZ belang te waarborgen, maar het CIZ in het geheel van de iWlz keten (of nu dus netwerk) te zien.

De overstap op het netwerkmodel lijkt een technische exercitie, maar er komt veel meer bij kijken, juridisch en organisatorisch. Het is een omslag van denken. Je krijgt geen informatie (passief) maar haalt informatie op (actief).

Het is een langdurig traject geweest, waardoor het moeilijk is om iedereen die minder betrokken is bij de les te houden. Over het algemeen is het als koploper iedere keer in de gaten houden wat het einddoel is en kijken hoe je daar stap voor stap naar toe werkt. Het is heel leuk om hieraan mee te werken.

Wat opvalt is dat het niet alleen een technisch gedreven project is, maar dat er ook juridisch goed gekeken moet worden. Het is van belang bij dit soort trajecten is een vroeg stadium dat aspect mee te nemen en alle partijen op dit vlak ook bij elkaar te krijgen. Ik meen dat een aantal jaar geleden bij een IZO Denktank een jurist al aangaf dat een vroege betrokkenheid van juristen noodzakelijk is.

Lezers van dit artikel zou ik willen adviseren om de overstap te maken naar een modernere manier van gegevensuitwisseling in de zorg. Nu de basis er ligt is aansluiten veel makkelijker. Ik vergelijk deze ontwikkeling met de opkomst van de smartphone. Twintig jaar geleden was het ondenkbaar dat je niet zonder kunt."

Emiel Delvaux reageert als technisch projectleider namens zorgkantoor DSW:

"In de afgelopen jaren is het steeds duidelijker geworden dat wij langzaam tegen limitaties van het estafettemodel aanlopen. Een goed voorbeeld is 'het in sync houden van elkaar': zodra één partij achterloopt gaat dat gepaard met uitval. Het herstel vergt tijd en is handmatig. Met het netwerkmodel notificeren we direct de betrokkenen en die halen zelf op wat ze belangrijk vinden. Dat werkt veel flexibeler dan informatie doorgeven.

Ik ben functioneel applicatiebeheerder bij DSW. Voor het netwerkmodel fungeer ik als technisch projectleider. Door de jaren heen heb ik geleerd waar de pijn zit in het berichtenverkeer. Wat opvalt bij de overstap op het netwerkmodel is dat het technisch complexer is geworden. Maar ons idee is wel dat het gebruikersgemak is verbeterd.

We zijn als koplopergroep naar elkaar toe gegroeid en het Indicatieregister is iets om allemaal trots op te zijn. De sfeer tussen de partijen is goed. We streven er allemaal naar een goed werkend product op te leveren. De lijnen zijn kort en dat is erg prettig. Voor wie wil overstappen, wordt een aansluithandboek gemaakt. Bij praktische vragen kun je natuurlijk ook contact zoeken met een van de reeds aangesloten partijen."